Công Ty Mới Nên Setup Microsoft 365, Hosting, Website Sao?
Mở công ty xong, việc đầu tiên nhiều chủ doanh nghiệp trẻ hỏi chúng tôi không phải là chiến lược kinh doanh, mà là một câu rất thực tế: nên đăng ký cái gì trước, email công ty, hay website, hay hosting? Có anh chủ một công ty thương mại vừa thành lập từng gọi điện, giọng khá sốt ruột, kể rằng vừa ký hợp đồng với một khách hàng lớn, đối tác yêu cầu gửi báo giá bằng email công ty (tên miền riêng, không phải gmail cá nhân), nhưng công ty anh chưa có gì cả, không email, không website, không biết bắt đầu từ đâu trong khi deadline gửi báo giá chỉ còn hai ngày.
Công Ty Mới Mở Thường Lúng Túng Không Biết Nên Đăng Ký Cái Gì Trước
Tình huống của anh chủ công ty thương mại chúng tôi kể ở trên không phải cá biệt. Phần lớn công ty mới thành lập đều rơi vào một kiểu lúng túng giống nhau: có quá nhiều thứ cần làm cùng lúc, đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng, tìm mặt bằng, tuyển nhân sự, và giữa đống việc đó, hạ tầng công nghệ như email, phần mềm văn phòng, website lại thường bị đẩy xuống cuối danh sách, hoặc làm vội vàng không có thứ tự rõ ràng.
Cái khó ở đây không phải là không biết những thứ này quan trọng, mà là không biết ưu tiên cái nào trước. Có công ty làm website hoành tráng ngay từ tháng đầu tiên, trong khi nhân viên vẫn dùng email cá nhân để gửi hợp đồng, gây mất chuyên nghiệp và cả rủi ro bảo mật khi thông tin công ty nằm rải rác trên tài khoản cá nhân của từng người. Ngược lại, cũng có công ty chỉ lo mua phần mềm văn phòng thật xịn nhưng lại trì hoãn làm website cả năm trời, trong khi khách hàng tìm công ty trên mạng không thấy gì thì mất luôn niềm tin ngay từ vòng đầu tiên.
Tư Vấn Chọn Gói Microsoft 365, Hosting, Website Theo Đúng Thứ Tự Ưu Tiên
Theo kinh nghiệm chúng tôi tư vấn cho khá nhiều công ty mới mở, thứ cần có ngay trong tuần đầu tiên chính là email công ty và các công cụ vận hành tài liệu nội bộ, tức là gói Microsoft 365. Nói dễ hiểu, Microsoft 365 (trước đây gọi là Office 365) là gói thuê bao bao gồm email theo tên miền riêng của công ty (ví dụ [email protected] thay vì [email protected]), cùng với các phần mềm quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint bản có bản quyền, và không gian lưu trữ đám mây để cả team cùng truy cập tài liệu. Lý do chúng tôi luôn khuyên làm cái này đầu tiên rất đơn giản: một công ty, dù chưa có website, chưa có văn phòng cố định, vẫn cần giao tiếp với khách hàng, đối tác, ngân hàng bằng một email trông chuyên nghiệp, và cần một nơi lưu trữ hợp đồng, báo giá, hồ sơ nội bộ an toàn hơn là để rải rác trên máy tính cá nhân của từng nhân viên.
Với công ty dưới mười người, gói Microsoft 365 Business Basic hoặc Business Standard thường là đủ dùng, mức giá tham khảo dao động quanh vài trăm nghìn đồng mỗi người dùng mỗi tháng tuỳ gói và tuỳ đơn vị cung cấp, còn với công ty lớn hơn, cần thêm các tính năng bảo mật, quản trị tập trung, thì mới cần cân nhắc lên gói Business Premium hoặc Enterprise. Khá nhiều chủ công ty mới mở, vì tiết kiệm chi phí ban đầu, vẫn cố dùng email miễn phí, nhưng chúng tôi thường khuyên nên đầu tư khoản này sớm, vì chi phí không lớn mà giá trị hình ảnh chuyên nghiệp mang lại thì rất đáng, đặc biệt khi công ty đang cần gây ấn tượng tốt với những khách hàng, đối tác đầu tiên.
Website và hosting thì câu chuyện hơi khác một chút, và đây là phần chúng tôi hay bị hỏi nhiều nhất: nên làm website ngay từ đầu, hay đợi công ty ổn định nội bộ rồi mới làm? Câu trả lời của chúng tôi, dựa trên việc quan sát khá nhiều công ty đã triển khai, là tuỳ vào mô hình kinh doanh. Nếu công ty bán hàng, dịch vụ trực tiếp tới khách lẻ, cần khách tìm thấy mình qua Google hoặc mạng xã hội, thì website nên làm song song ngay từ đầu, thậm chí trước cả khi nội bộ hoàn toàn ổn định, vì mỗi ngày không có website là một ngày mất cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng đang tìm kiếm sản phẩm tương tự. Ngược lại, nếu công ty chủ yếu làm B2B, có sẵn tệp khách hàng qua quan hệ, qua đấu thầu, thì website có thể làm sau một chút, ưu tiên ổn định email, quy trình nội bộ trước, miễn là đừng để kéo dài quá ba, bốn tháng, vì khách hàng thời nay, kể cả B2B, vẫn có thói quen tra cứu website công ty trước khi ký hợp đồng để kiểm tra độ uy tín.
Hosting thì luôn đi kèm với website, không thể tách rời. Nói dễ hiểu, hosting là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu, mã nguồn của website để người dùng truy cập được, giống như bạn thuê một mặt bằng để mở cửa hàng vậy, không có mặt bằng thì cửa hàng không tồn tại được. Khi làm website, đơn vị thiết kế thường sẽ tư vấn luôn gói hosting phù hợp, nhưng chúng tôi vẫn khuyên chủ công ty nên hiểu sơ qua về việc này, để không bị phụ thuộc hoàn toàn vào một bên, và biết cách so sánh nếu sau này muốn đổi nhà cung cấp. Với những ai muốn tìm hiểu kỹ hơn về cách chọn gói Microsoft 365, hosting và website sao cho hợp lý với từng giai đoạn công ty, có thể tham khảo thêm cách tư vấn chọn gói Microsoft 365, hosting và website mà chúng tôi từng tổng hợp chi tiết, và nếu vẫn còn phân vân có nên làm ngay từ đầu hay không, bài viết về vì sao nên tư vấn chọn gói này ngay từ đầu cũng giải thích khá rõ những rủi ro nếu trì hoãn quá lâu.
Ngân Sách Nên Phân Bổ Thế Nào Giữa Ba Hạng Mục Này Trong Ba Tháng Đầu
Đây là phần chúng tôi ít thấy ai nói rõ, nhưng lại là thứ chủ công ty mới quan tâm nhất: tiền. Với một công ty nhỏ dưới mười người, dựa trên những trường hợp chúng tôi từng tư vấn, khoản Microsoft 365 thường chỉ chiếm phần nhỏ nhất trong ba tháng đầu, vì chi phí theo đầu người dùng, công ty càng ít người thì tổng chi phí càng thấp. Khoản này nên được ưu tiên chi trước, vì giá trị mang lại (email chuyên nghiệp, lưu trữ an toàn) là ngay lập tức, không cần chờ đợi.
Website và hosting thường là khoản chi lớn nhất trong ba tháng đầu, vì đây là chi phí một lần (thiết kế website) cộng thêm chi phí định kỳ (hosting, tên miền). Chúng tôi hay khuyên công ty mới đừng cố làm một website quá cầu kỳ ngay từ đầu, chỉ cần đủ các trang cơ bản: giới thiệu, dịch vụ hoặc sản phẩm, liên hệ, và một vài bài viết thể hiện chuyên môn, rồi mở rộng dần khi công ty có doanh thu ổn định hơn. Việc dồn hết ngân sách vào một website quá hoành tráng ngay tháng đầu, trong khi chưa có gì để lấp đầy nội dung, thường là quyết định lãng phí mà nhiều công ty mới mắc phải.
Phần còn lại của ngân sách công nghệ, chúng tôi khuyên nên để dự phòng cho những phát sinh không lường trước, ví dụ cần mua thêm phần mềm kế toán, phần mềm quản lý khách hàng, hoặc nâng cấp gói hosting nếu lượng truy cập tăng nhanh hơn dự kiến. Với công ty vừa mở, dòng tiền thường chưa ổn định, nên việc giữ lại một khoản dự phòng công nghệ, thay vì tiêu hết ngay từ đầu, sẽ giúp công ty linh hoạt hơn khi có nhu cầu phát sinh trong những tháng tiếp theo.
Checklist Setup Nhanh Cho Công Ty Mới Dưới 10 Người
Để công ty dễ hình dung, chúng tôi tổng hợp lại thứ tự công việc nên làm, dựa trên những gì đã tư vấn ở các phần trên, thành một trình tự ngắn gọn dễ theo:
- Tuần một: đăng ký gói Microsoft 365 phù hợp quy mô, tạo email theo tên miền công ty cho toàn bộ nhân sự
- Tuần một tới hai: đăng ký tên miền, chọn gói hosting phù hợp, bắt đầu làm việc với đơn vị thiết kế website
- Tuần ba tới sáu: hoàn thiện website với các trang cơ bản, kiểm tra kỹ nội dung trước khi công bố chính thức
- Tháng hai, ba: rà soát lại nhu cầu phần mềm bổ sung (kế toán, quản lý khách hàng) dựa trên thực tế vận hành
Với những công ty đang trong quá trình làm website và có định hướng bán hàng trực tuyến ngay từ đầu, việc chọn đúng đơn vị thiết kế web bán hàng chuyên nghiệp cũng là yếu tố nên cân nhắc kỹ, vì một website bán hàng cần thêm những tính năng như giỏ hàng, thanh toán online mà website giới thiệu công ty thông thường không có sẵn. Có thể tham khảo thêm dịch vụ tại https://mona.media/thiet-ke-website-ban-hang/ nếu công ty bạn đang có kế hoạch mở rộng kênh bán hàng trực tuyến song song với website giới thiệu chính. Với những công ty vẫn còn phân vân giữa nhiều nhà cung cấp hosting, chưa biết nên chọn đơn vị nào cho phù hợp với ngân sách và nhu cầu, có thể tham khảo thêm Mona Media, một đơn vị cung cấp hosting mà chúng tôi từng đánh giá, để có thêm cơ sở so sánh trước khi quyết định.
Anh chủ công ty thương mại chúng tôi kể ở đầu bài, sau lần gấp gáp gửi báo giá bằng email cá nhân đó, đã dành hẳn một buổi để đăng ký Microsoft 365 và bắt đầu làm việc với đơn vị thiết kế website ngay trong tuần sau. Ba tháng sau anh nhắn lại, nói rằng chỉ riêng việc có email công ty chuyên nghiệp thôi cũng đã giúp một vài đối tác lớn tin tưởng hơn khi làm việc. Nếu công ty bạn đang ở giai đoạn mới mở và còn lúng túng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy làm theo đúng thứ tự: email và công cụ nội bộ trước, website và hosting song song ngay sau đó, đừng để công ty hoạt động cả tháng trời mà khách hàng tìm trên mạng không thấy gì.