Mẹo Dùng Thiết Bị Văn Phòng Cho Người Mới Đi Làm
Tuần đầu đi làm, không ít bạn kể lại cùng một chuyện: tan ca đã thấy mỏi cổ, vai gáy căng cứng, mắt thì rát. Nghe qua có vẻ do thiết bị kém. Nhưng với mẹo sử dụng thiết bị văn phòng cho người mới bắt đầu, phần lớn nguyên nhân nằm ở cách thiết lập ban đầu. Ghế kê sai độ cao, màn hình lệch tầm mắt, ánh sáng hắt thẳng vào mặt. Tin vui là những lỗi này sửa được ngay.
Bài này tổng hợp 7 mẹo sử dụng thiết bị văn phòng mà chúng tôi thấy hiệu quả nhất. Mẹo phải làm được ngay, ít tốn chi phí và phù hợp với người mới. Bạn có thể xem đây như bộ khung để tự kiểm tra góc làm việc của mình.
Người mới đi làm thường mắc lỗi gì với bàn ghế và thiết bị?
Lỗi phổ biến nhất là giữ nguyên thói quen cũ. Ở nhà bạn có thể nằm dựa sofa. Đến công ty vẫn cúi gập người về phía màn hình. Vài tuần sau cơ thể bắt đầu phản ứng.
Một tình huống khác là máy in hết mực đúng lúc cần in gấp. Nguyên nhân thường là không ai theo dõi mực định kỳ.
Mẹo 1: Chỉnh độ cao bàn và ghế cho đúng tư thế
Khi ngồi, khuỷu tay nên gập khoảng 90 độ. Cổ tay thả nhẹ trên bàn phím. Bàn chân đặt phẳng trên sàn.
- Khuỷu tay gập khoảng 90 độ khi gõ.
- Bàn chân đặt phẳng, không lơ lửng.
- Thả lỏng vai, tay vịn đỡ được khuỷu tay.
Nếu bàn cố định không chỉnh được độ cao, bạn có thể kê thêm bục chân hoặc gối lót để bù.
Mẹo 2: Đặt màn hình ngang tầm mắt, cách khoảng 50 đến 70 cm
Mép trên màn hình nên ngang hoặc hơi thấp hơn tầm mắt. Khoảng cách 50 đến 70 cm giúp mắt đỡ căng khi đọc chữ.
Với laptop, bạn nên dùng chân đế hoặc bàn phím rời để nâng màn hình lên đúng độ cao.
Mẹo 3: Chọn bàn phím, chuột và kê cổ tay cho đúng
Bàn phím không nhất thiết phải cao cấp. Điều quan trọng là cảm giác gõ thoải mái. Bàn phím cơ có tiếng gõ to, còn bàn phím màng êm hơn và hợp văn phòng chung.
Một miếng đệm kê cổ tay mỏng giúp tránh gập cổ tay khi gõ lâu. Đặt chuột ngay cạnh bàn phím để tay không phải với quá xa.
Mẹo 4: Dùng máy in đúng nhu cầu và bảo quản mực
Máy in laser hợp in khối lượng lớn và cần chữ sắc nét. Máy in phun phù hợp khi in ít và cần in màu. Hãy cân nhắc chi phí vận hành, không chỉ nhìn giá mua ban đầu.
In thử vài trang định kỳ giúp đầu phun không bị khô. Mức tiêu hao mực thực tế khác nhau tùy dòng máy, nên đọc thông số từ nhà sản xuất.
Mẹo 5: Thiết lập ánh sáng và chống chói cho khu làm việc
Ánh sáng kém là thủ phạm âm thầm gây mỏi mắt. Đặt đèn bàn ở phía đối diện tay thuận để bóng tay không đổ lên giấy tờ. Tránh nắng chiếu thẳng lên màn hình.
Với đèn LED giá rẻ, nên chọn sản phẩm có chứng nhận chống nhấp nháy để giảm mỏi mắt cuối ngày.
Mẹo 6: Sắp xếp dây cáp và nguồn điện cho gọn gàng
Dây cáp lộn xộn dễ gây vấp ngã. Hãy dùng máng đi dây và chọn ổ cắm có cầu chì hoặc chống sét lan truyền. Đừng đấu quá nhiều thiết bị công suất lớn vào cùng một ổ.
Mẹo 7: Lập lịch vệ sinh và kiểm tra thiết bị định kỳ
Bụi trong bàn phím và quạt tản nhiệt khiến máy nóng và chạy chậm. Bạn nên vệ sinh khoảng ba đến sáu tháng một lần. Trước khi tự tháo lắp, hãy xem hướng dẫn nhà sản xuất để tránh mất bảo hành.
Nếu muốn giữ thiết bị sạch lâu dài, bài hướng dẫn vệ sinh bàn phím và thiết bị ngoại vi sẽ giúp bạn làm theo từng bước.
Cách chọn nội thất và thiết bị phù hợp ngân sách văn phòng nhỏ
Với văn phòng nhỏ, ưu tiên thường là ghế và bàn chỉnh được cơ bản, sau đó đến ổ cắm chống sét, cuối cùng mới tới màn hình phổ thông. Giá thị trường thay đổi, bạn nên lấy báo giá từ vài nơi trước khi chốt.
Khi đội nhóm cần tư vấn thêm về thiết bị và hỗ trợ, bạn có thể tham khảo tư vấn chọn thiết bị văn phòng phù hợp quy mô nhóm.
Hiểu thêm về thiết bị lưu trữ và mạng để dùng cho đúng
Ổ SSD đọc ghi nhanh hơn và phù hợp cho máy làm việc hằng ngày, còn HDD dung lượng lớn hơn nhưng chậm hơn, hợp lưu dữ liệu sao lưu. Bạn có thể đọc phần giải thích SSD và HDD cho người mới.
Khi máy báo có mạng nhưng không vào được trang web, nguyên nhân thường nằm ở DNS. Tham khảo DNS là gì và các thuật ngữ cơ bản để nắm nền tảng trước khi nhờ bộ phận kỹ thuật.
Câu hỏi thường gặp
Người mới nên ưu tiên mua thiết bị nào trước?
Ghế và bàn có chỉnh độ cao là thứ đáng đầu tư nhất, vì ảnh hưởng đến sức khỏe mỗi ngày. Sau đó đến màn hình đặt đúng tầm mắt.
Bàn ghế văn phòng bao lâu nên thay mới?
Không có con số cố định. Khi ghế lún, tay vịn lỏng hoặc không giữ được tư thế, bạn nên cân nhắc thay.
Có cần máy in riêng cho từng phòng ban không?
Không nhất thiết. Nếu khối lượng in không lớn, một máy dùng chung là đủ.
Làm sao biết màn hình đã đặt đúng độ cao?
Ngồi thẳng lưng và nhìn thẳng phía trước. Nếu mắt rơi vào khoảng một phần ba phía trên màn hình là phù hợp.
Chăm sóc thiết bị văn phòng tối thiểu bao lâu một lần?
Vệ sinh bàn phím và quạt tản nhiệt khoảng ba đến sáu tháng một lần. Máy in nên được in thử định kỳ để mực và đầu phun luôn sẵn sàng.