Vệ Sinh Bàn Phím Và Thiết Bị Ngoại Vi Cho Văn Phòng IT

Vệ sinh bàn phím và thiết bị ngoại vi định kỳ vẫn là việc bị bỏ quên nhiều nhất. Nhiều văn phòng IT có lịch backup dữ liệu chi tiết từng giờ, nhưng bàn phím thì cả năm chưa lau lần nào.

Bên mình gặp cảnh này ở khá nhiều văn phòng từng được hỗ trợ kỹ thuật. Bài viết chia sẻ một quy trình đơn giản, ai cũng làm được. Áp dụng đều đặn, thiết bị ngoại vi sẽ sạch và bền hơn hẳn.

Bàn Phím Và Thiết Bị Ngoại Vi Thường Bị Bỏ Quên Trong Vệ Sinh Định Kỳ

Câu chuyện này quen thuộc với hầu hết đội IT. Máy chủ được canh giờ bảo trì kỹ lưỡng. Phần mềm cũng được cập nhật đều đặn, nhưng bàn phím và con chuột thì gần như bị bỏ quên. Thiết bị ngoại vi hay bị bỏ sót vì nhiều lý do, và điều đó ảnh hưởng không nhỏ tới cả văn phòng.

Vì sao thiết bị ngoại vi dễ bị bỏ quên hơn máy chủ, phần mềm

Lý do khá dễ hiểu. Nhân viên IT được đào tạo để lo phần mềm, mạng, bảo mật. Đó là những việc thấy hiệu quả ngay. Vệ sinh vật lý thiết bị lại không nằm trong KPI của ai cả, nên việc này cứ bị đẩy xuống cuối danh sách. Bên mình có một chuyên mục hướng dẫn sử dụng phần mềm và thiết bị công nghệ văn phòng, nhưng phần bảo trì phần cứng như bàn phím, chuột lại ít được nhắc tới hơn hẳn.

Bụi bẩn tích tụ âm thầm rút ngắn tuổi thọ thiết bị

Bên mình từng khảo sát một văn phòng có hơn 40 máy tính ở quận 7. Gần một nửa số bàn phím có vết cà phê khô. Vụn bánh kẹo mắc kẹt giữa các phím khá nhiều. Lớp bụi mịn phủ quanh chân phím, nhìn rõ bằng mắt thường. Không ai trong phòng nhớ nổi lần cuối bàn phím được lau.

Bụi và vụn thức ăn lọt vào khe phím không chỉ mất vệ sinh, mà còn len vào phần tiếp điểm bên dưới mỗi phím. Nói dễ hiểu hơn, đó là lớp mạch nhận tín hiệu mỗi khi gõ. Bụi bám lâu khiến phím bị đơ, gõ không ăn, có khi kẹt hẳn. Một bàn phím cơ tầm trung giá khoảng 500.000 đến 1.500.000 đồng. Bàn phím văn phòng phổ thông thì rẻ hơn nhiều, nhưng việc phải thay liên tục vì hỏng do bẩn vẫn là khoản chi không đáng có.

Có phòng máy còn ám mùi cà phê thiu, dù chẳng ai cố ý gây ra chuyện đó. Mùi này thường xuất phát từ vụn đồ ăn kẹt sâu trong khe phím lâu ngày.

Theo kinh nghiệm bên mình, bàn phím dùng chung thường bẩn hơn nhiều người tưởng. Đơn giản vì hiếm ai nghĩ tới việc lau nó mỗi ngày, trong khi tay ai cũng chạm vào đó hàng trăm lần. Hiểu rõ vấn đề rồi, giờ là quy trình vệ sinh bàn phím và thiết bị ngoại vi mà đội ngũ vẫn áp dụng cho khách hằng ngày.

Vệ Sinh Bàn Phím Và Thiết Bị Ngoại Vi: Quy Trình Đơn Giản Từng Bước

Không cần đồ nghề đắt tiền hay kỹ thuật cầu kỳ gì cả. Vệ sinh bàn phím và thiết bị ngoại vi đúng cách chỉ mất khoảng 10-15 phút mỗi thiết bị, nếu làm đúng thứ tự.

Bàn phím cần khí nén, cồn và một chiếc khăn mềm, không cần gì cầu kỳ hơn

Dụng cụ cần có khá đơn giản. Khí nén dạng bình xịt để thổi bụi ở khe phím. Chổi cọ mềm đầu nhỏ, khăn vải microfiber, và một ít cồn isopropyl nồng độ 70-90%. Cồn isopropyl bay hơi nhanh, không để lại vệt ẩm, nên dùng được cho cả phần khung ngoài nếu thao tác cẩn thận. Bạn chưa quen mấy khái niệm vật liệu thì xem thêm phần giải thích thuật ngữ và vật liệu vệ sinh cơ bản. Bên mình tổng hợp khá đầy đủ trong đó.

Với bàn phím dùng chung nhiều người, bên mình khuyên lau bề mặt mỗi tuần một lần. Vệ sinh sâu bên trong thì mỗi tháng một lần là đủ. Một bình khí nén loại thông dụng có giá khoảng 60.000-90.000 đồng, dùng được nhiều lần nếu bảo quản đúng cách.

• Tắt máy, rút cáp bàn phím hoặc tắt kết nối không dây trước khi vệ sinh.
• Lật ngược bàn phím, gõ nhẹ vào mặt sau để rũ bớt vụn bánh, tóc, bụi.
• Xịt khí nén dọc theo khe phím, giữ khoảng cách 5-10 cm để không đẩy bụi vào sâu.
• Thấm nhẹ cồn isopropyl vào khăn microfiber, lau bề mặt phím và khung ngoài.

Sai lầm thường gặp nhất là xịt nước lau kính lên bàn phím. Loại này thường có amoniac hoặc tạp chất. Chất tẩy dễ ăn mòn lớp phủ phím theo thời gian, thậm chí thấm xuống mạch bên dưới, gây chập. Một sai lầm khác là dùng máy hút bụi công suất lớn hút thẳng lên phím. Lực hút mạnh có thể kéo bung phím ra khỏi trục, nhất là bàn phím cơ.

Chuột, tai nghe và phụ kiện cũng đừng bỏ quên

Mẹo nhỏ bên mình hay dùng cho bàn phím: một cục keo silicon dẻo chuyên làm sạch bụi, giá khoảng 20.000-30.000 đồng. Ấn keo lên bề mặt phím rồi bóc ra. Bụi mịn và vụn nhỏ dính theo lớp keo, sạch hơn hẳn so với chỉ xịt khí nén.

Chuột và tai nghe là hai món tiếp xúc tay nhiều nhất, nhưng lại ít được để ý hơn cả bàn phím. Phần dưới chuột — chỗ có bánh xe cuộn và cảm biến quang — dễ bám bụi. Bụi bám khiến con trỏ giật, lag khi rê chuột. Bên mình thường lau vỏ ngoài bằng khăn ẩm vắt kỹ. Riêng đệm tai nghe thì tháo ra giặt tay nếu chất liệu cho phép, phơi khô hẳn rồi mới lắp lại.

Tấm lót chuột cũng nên giặt định kỳ. Đây là nơi bụi và mồ hôi tay bám lại nhiều không kém bàn phím. Với chuột không dây, khe pin cũng nên giữ khô ráo, tránh ẩm làm oxy hóa tiếp điểm.

Một văn phòng gọn gàng, thiết bị sạch sẽ, tạo ấn tượng tốt với khách ghé thăm. Với doanh nghiệp có bán hàng online, hình ảnh chuyên nghiệp không chỉ nằm ở bàn làm việc. Một đơn vị đầu tư kỹ cho thiết kế web bán hàng thường để lại ấn tượng tốt hơn hẳn trang sơ sài. Y như cách một văn phòng sạch sẽ khiến khách yên tâm hơn khi ghé qua.

Xây Dựng Lịch Vệ Sinh Định Kỳ Cho Văn Phòng IT

Vệ sinh một lần rồi thôi thì bụi lại quay về sau vài tuần. Lập lịch cố định mới là cách giữ thiết bị sạch lâu dài, chứ không phải làm cho có phong trào.

Cách bên mình hay tư vấn cho khách là chia theo hai tầng: nhanh hằng tuần, sâu hằng tháng. Vệ sinh nhanh chỉ cần lau mặt phím, mặt chuột bằng khăn ẩm, mất chưa tới 5 phút mỗi người. Vệ sinh sâu thì làm đúng quy trình đã nói ở phần trên. Có thể gộp luôn vào lịch bảo trì máy tính định kỳ cho tiện.

Một khách hàng của bên mình từng thử giao hẳn việc này cho bộ phận IT làm cho cả văn phòng. Kết quả là IT quá tải. Việc vệ sinh bị trễ liên tục vì ai cũng ưu tiên ticket kỹ thuật trước. Sau đó họ đổi cách: mỗi nhân viên tự lau thiết bị của mình, IT chỉ hỗ trợ vệ sinh sâu mỗi quý. Cách này nhẹ nhàng hơn nhiều và duy trì được lâu dài hơn hẳn cách cũ.

• Dán một tấm nhắc nhở nhỏ gần máy in hoặc bảng tin chung, ghi rõ ngày vệ sinh trong tháng.
• Gộp việc lau thiết bị vào buổi dọn dẹp cuối tuần có sẵn của văn phòng.

Đừng đặt mục tiêu quá cao ngay từ đầu. Chỉ cần duy trì đều đặn việc vệ sinh nhanh hằng tuần, thiết bị đã bền hơn thấy rõ, so với để bụi tích tụ cả năm rồi mới lau một lần.

Thiết Bị Sạch, Văn Phòng IT Chuyên Nghiệp Hơn Mỗi Ngày

Duy trì lịch vệ sinh đều đặn không phải chuyện cầu kỳ. Chỉ cần vài phút mỗi tuần và một quy trình rõ ràng để mọi người làm theo. Thiết bị ngoại vi bền hơn, ít hỏng vặt hơn. Văn phòng IT cũng gọn gàng, chuyên nghiệp hơn trong mắt bất kỳ ai ghé qua. Một quy trình vệ sinh đều đặn còn giúp tiết kiệm kha khá chi phí thay thiết bị hỏng vặt về lâu dài.

Muốn tìm hiểu thêm cách vận hành văn phòng gọn gàng, từ ghế ngồi, nội thất cho tới thiết bị hằng ngày? Bạn có thể xem thêm tiêu chí chọn đơn vị thiết kế nội thất văn phòng uy tín bên mình từng chia sẻ. Bắt đầu từ việc nhỏ như lau bàn phím mỗi tuần, văn phòng sẽ dần gọn gàng hơn hẳn.