Nội thất văn phòng nhỏ: nên ưu tiên mua gì trước?

Khi vừa mở một văn phòng công nghệ nhỏ, chắc hẳn bạn cũng từng băn khoăn không biết kiến thức vận hành văn phòng nên bắt đầu từ đâu. Ngân sách thì eo hẹp, nhu cầu thì nhiều, trong khi ai cũng muốn một góc làm việc vừa thoải mái vừa chuyên nghiệp. Bên mình đã đồng hành cùng khá nhiều nhóm khởi nghiệp ở giai đoạn này, nên bài viết hôm nay sẽ chia sẻ cách sắp xếp thứ tự đầu tư dựa trên kinh nghiệm thực tế về ghế, bàn, thiết bị và vệ sinh. Mục tiêu đơn giản là giúp bạn chi tiền đúng chỗ ngay từ đầu.

Vì sao nên lập thứ tự ưu tiên trước khi mua sắm?

Chúng tôi nhận thấy nhiều văn phòng nhỏ thường mắc cùng một lỗi: mua đồ theo cảm hứng. Hôm nay thấy chiếc bàn đẹp thì đặt ngay. Tuần sau gặp máy in giảm giá thì mang về. Vài tháng sau, không gian vừa chật vừa bừa bộn, còn ngân sách thì cạn sớm hơn dự kiến.

Cách làm hiệu quả hơn là chia nhu cầu thành ba nhóm rõ ràng. Nhóm đầu tiên là những thứ tác động trực tiếp đến sức khỏe và năng suất, như ghế và bàn. Nhóm thứ hai là thiết bị phục vụ công việc hằng ngày, từ máy tính, màn hình đến router. Nhóm cuối cùng là đồ trang trí. Khi đã phân nhóm, bạn sẽ biết nên đổ tiền vào đâu trước. Quan trọng hơn, bạn tránh được những khoản chi phát sinh không cần thiết, và đó cũng là điều chúng tôi thường nhắc khách hàng ngay từ buổi tư vấn đầu tiên.

Ưu tiên số một là ghế làm việc

Nhân viên trong môi trường công nghệ thường ngồi trước màn hình từ 6 đến 8 tiếng mỗi ngày. Vì vậy, ghế làm việc là khoản nên đầu tư đầu tiên, dù đây không phải món rẻ nhất trong danh sách. Một chiếc ghế tựa lưng đúng chuẩn giúp giảm đau lưng và mỏi cổ vai gáy. Nhờ đó, nhân viên ít phải nghỉ việc vặt vì mệt mỏi kéo dài.

Khi chọn ghế, bạn nên để ý ba điểm. Thứ nhất là khả năng điều chỉnh độ cao và độ ngả lưng, vì mỗi người có tầm vóc khác nhau và không thể dùng chung một kiểu cấu hình cho cả nhóm. Thứ hai là chất liệu đệm: đủ êm nhưng không quá mềm, nếu không ghế sẽ xẹp nhanh sau vài tháng sử dụng. Thứ ba là bánh xe và khung chân. Nên chọn loại chắc chắn, bởi ghế thường xuyên được kéo đi giữa các vị trí.

Chúng tôi từng gặp một nhóm bốn người phát triển phần mềm quyết định mua ghế rẻ để dành tiền cho màn hình lớn hơn. Chỉ ba tháng sau, hai người đã phải thay ghế vì đệm xẹp và tay vịn gãy. Cộng lại, chi phí thay thế còn cao hơn việc mua ghế tốt ngay từ đầu. Đây là bài học chúng tôi thấy lặp lại khá nhiều lần, nên khi tư vấn, chúng tôi thường đề nghị khách tính theo tổng chi phí sử dụng thay vì chỉ nhìn vào giá mua.

Bàn làm việc và không gian chung

Sau ghế là bàn làm việc. Với văn phòng công nghệ, mặt bàn cần đủ rộng để đặt màn hình, bàn phím, chuột và các thiết bị phụ trợ, đồng thời vẫn còn chỗ cho tài liệu. Chiều cao tiêu chuẩn thường vào khoảng 72 đến 75 cm. Nếu nhân viên có chiều cao khác nhau, bàn nâng hạ sẽ linh hoạt hơn nhiều. Điều này đặc biệt hữu ích khi cả nhóm có thói quen đứng làm việc xen kẽ với ngồi.

Bạn cũng đừng quên khu vực dây điện và ổ cắm. Dây rối không chỉ làm mất thẩm mỹ mà còn gây nguy cơ vấp ngã. Khi bị kéo giật, dây có thể làm hỏng thiết bị đang cắm. Một máng luồn dây đơn giản cùng vài chiếc kẹp cáp đã giải quyết được khá nhiều phiền toái, với chi phí không đáng kể.

Thiết bị và vệ sinh: đừng bỏ qua

Nếu ghế và bàn là nền tảng, thì thiết bị và vệ sinh là phần giữ cho nền tảng đó bền lâu. Bàn phím, chuột, tai nghe và màn hình tích tụ bụi bẩn rất nhanh, nhất là khi nhiều người dùng chung một khu vực. Vệ sinh định kỳ không chỉ giữ hình ảnh chuyên nghiệp, mà còn hạn chế vi khuẩn lây lan giữa các thành viên trong nhóm.

Bạn nên thiết lập một lịch vệ sinh đơn giản và đều đặn. Chẳng hạn, mỗi tuần lau bề mặt bàn cùng thiết bị ngoại vi một lần, còn khu vực chung thì làm kỹ hơn theo tháng. Với thiết bị nhạy cảm, hãy dùng khăn microfiber và dung dịch chuyên dụng. Tuyệt đối tránh xịt trực tiếp lên màn hình hay khe bàn phím, vì hơi ẩm có thể len vào bên trong và gây hỏng mạch.

• Hằng tuần: lau bàn, bàn phím, chuột và tay nắm cửa.
• Hằng tháng: vệ sinh màn hình, làm sạch khe quạt máy tính và kiểm tra dây cáp.
• Hằng quý: rà soát ghế, bàn và thiết bị hao mòn để thay thế kịp thời.

Nếu muốn hiểu kỹ hơn về cách làm sạch từng loại thiết bị, bạn có thể đọc bài vệ sinh bàn phím và thiết bị ngoại vi cho văn phòng IT. Bài này hướng dẫn khá chi tiết từng bước, rất phù hợp khi bạn bắt đầu xây dựng quy trình cho cả đội nhóm.

Trang trí và tiện ích nên làm sau cùng

Cây xanh, đèn trang trí, kệ sách hay góc thư giãn đều giúp văn phòng dễ chịu hơn rất nhiều. Tuy vậy, nhóm này nên đưa xuống cuối danh sách. Khi ghế, bàn và thiết bị cơ bản đã đủ tốt, bạn mới có điều kiện chăm chút thẩm mỹ mà không lo thiếu ngân sách vận hành.

Một mẹo nhỏ là bắt đầu từ vài món giá phải chăng, như chậu cây để bàn hoặc đèn bàn ánh sáng ấm. Chúng không tốn kém nhiều, nhưng tạo cảm giác khác biệt rõ rệt, nhất là khi khách đến làm việc lần đầu. Với một văn phòng nhỏ, sự thay đổi nhỏ mà đúng chỗ thường mang lại hiệu quả tốt hơn những món đồ đắt tiền đặt sai thời điểm.

Gợi ý thứ tự đầu tư cho văn phòng nhỏ

Tổng hợp lại, bên mình thường khuyên theo thứ tự này. Đầu tiên là ghế và bàn làm việc, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và năng suất. Kế đến là thiết bị cần thiết cùng kế hoạch vệ sinh, để công việc vận hành trơn tru. Cuối cùng mới đến trang trí và tiện ích.

Nếu ngân sách còn hạn hẹp, hãy ưu tiên mua ít nhưng tốt, thay vì mua nhiều mà kém chất lượng. Một chiếc ghế tử tế dùng được năm sáu năm luôn có giá trị hơn ba chiếc ghế rẻ phải thay liên tục. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách dùng và bảo dưỡng thiết bị hằng ngày, có thể tham khảo mẹo dùng thiết bị văn phòng cho người mới đi làm để có thêm góc nhìn thực dụng.

Kết luận

Nội thất văn phòng nhỏ không cần đầy đủ ngay từ ngày đầu. Điều quan trọng là biết nên ưu tiên gì trước: ghế và bàn để bảo vệ sức khỏe, thiết bị và vệ sinh để duy trì hoạt động, còn trang trí thì để sau. Khi đã có thứ tự rõ ràng, việc mua sắm sẽ bớt cảm tính và ngân sách được dùng đúng chỗ.

Bên mình hy vọng những chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế này giúp bạn lên kế hoạch dễ dàng hơn. Nếu đang chuẩn bị mở văn phòng mới, hãy bắt đầu bằng việc liệt kê nhu cầu và ngân sách, rồi sắp xếp theo thứ tự ưu tiên ở trên. Chúc bạn sớm có một không gian làm việc vừa gọn gàng vừa hiệu quả.